Conditions d'utilisation d'Acomim

Date d’entrée en vigueur : 12.06.2025

Cette politique de confidentialité explique comment 3F Venture S.A., une société enregistrée au Luxembourg (TVA LU27795306) dont le siège social est situé 9 rue du Laboratoire, 1911 Luxembourg (« nous », « notre » ou « nos »), recueille, utilise et protège les données personnelles sur la plateforme Acomim.

1. Champ d’application

La présente Politique s’applique à tous les utilisateurs de la plateforme Acomim (« vous »), y compris les vendeurs e-commerce, comptables, experts-comptables, équipes financières, ainsi que toute autre personne dont les données sont traitées via notre système.

2. Données collectées

Nous collectons et traitons les catégories de données à caractère personnel suivantes :

• Informations sur le compte : Nom, adresse électronique, nom de l’entreprise, mot de passe, langue préférée.

• Données relatives à l’entreprise : Numéro de TVA, adresse de l’entreprise, paramètres de facturation électronique, informations d’identification du système comptable.

• Données transactionnelles : Commandes de commerce électronique, frais, taxes, rapports de règlement, remboursements.

• Données d’utilisation : Temps de connexion, appels API, journaux d’activité, adresse IP, informations sur le navigateur et l’appareil.

• Données relatives au paiement et à l’abonnement : Niveau d’abonnement, historique de facturation (note : les données relatives aux cartes de crédit sont traitées uniquement par notre processeur de paiement conforme à la norme PCI).

3. Finalité du traitement

Vos données sont utilisées pour :

1. Fournir et améliorer le service Acomim (synchronisation des données, réconciliation, rapports).

2. Gérer les comptes d’utilisateurs, l’authentification et les autorisations.

3. Générer des rapports financiers et des fichiers d’exportation (factures électroniques, déclarations de TVA, listes Excel/CSV).

4. Surveillez l’état du système et détectez les anomalies (par exemple, les erreurs de synchronisation, les transactions qui échouent).

5. Gérer la facturation, les abonnements et les reçus de paiement.

6. Répondre aux demandes d’assistance et communiquer les mises à jour des services.

7. Veiller au respect des réglementations comptables et fiscales en vigueur en France, en Belgique et dans les autres marchés concernés.

4. Base juridique du traitement

Nous traitons vos données personnelles pour les raisons suivantes :

• Exécution d’un contrat : pour fournir les services que vous avez demandés.

• Obligation légale : Respecter les réglementations en matière de comptabilité, de déclaration fiscale et de facturation électronique.

• Intérêts légitimes : Améliorer les fonctionnalités, la sécurité et la fiabilité de notre plateforme.

• Consentement : Pour les communications marketing facultatives, lorsque vous y consentez.

5. Partage des données

Nous pouvons partager vos données avec

• Fournisseurs de services de confiance : Partenaires d’hébergement (par exemple, AWS), d’analyse, de livraison d’e-mails et de traitement des paiements, tous liés par des accords conformes au GDPR.

• Autorités comptables et fiscales : Si la loi ou la réglementation l’exige (par exemple, contrôles statutaires, enquêtes fiscales).

• Vos conseillers désignés : Banques ou cabinets comptables, à votre demande.

• Transferts d’activités : En cas de fusion, d’acquisition ou de vente d’actifs, avec notification et garanties GDPR.

6. Transferts internationaux de données

Nous stockons et traitons la plupart des données dans l’Espace économique européen (EEE), mais tout transfert en dehors de l’EEE est protégé par des clauses contractuelles types ou des garanties équivalentes.

7. Conservation des données

Nous conservons vos données personnelles et professionnelles :

• Comptes actifs : Tant que vous utilisez la plateforme Acomim.

• Comptes clôturés : Jusqu’à 5 ans après la clôture du compte, afin de respecter les obligations légales et réglementaires en matière de conservation des données.

• Vous pouvez demander une suppression anticipée, sous réserve des exigences légales.

8. Vos droits

En vertu du GDPR, vous avez le droit de :

1. Accéder à vos données personnelles.

2. Rectifier les données inexactes ou incomplètes.

3. Effacer vos données (« droit à l’oubli »), sous réserve des règles légales de conservation.

4. Restreindre certaines activités de traitement ou s’ y opposer.

5. Transférer vos données dans un format lisible par une machine.

Pour exercer ces droits ou soumettre une demande générale, veuillez envoyer un courrier électronique :

legal@3f.lu

9. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, y compris :

• Chiffrement au repos et en transit.

• Authentification sécurisée (OAuth, gestion des clés API).

• Audits de sécurité et tests de vulnérabilité réguliers.

• Contrôles d’accès basés sur les rôles pour nos employés et nos sous-traitants.

10. Cookies

Notre site web utilise des cookies pour :

• Maintenir l’état de la session et les préférences.

• Analyser les schémas d’utilisation (par exemple, via Google Analytics).

Vous pouvez désactiver les cookies dans les paramètres de votre navigateur, mais cela peut avoir une incidence sur certaines fonctionnalités.

11. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de confidentialité afin de refléter les modifications apportées aux exigences légales ou à nos services. Nous vous informerons des modifications importantes via la plateforme ou par courrier électronique et mettrons à jour la « date d’entrée en vigueur » en conséquence.

12. Contact

Pour toute question, demande ou préoccupation concernant la présente politique de protection de la vie privée, veuillez contacter

3F Venture S.A.
9 rue du Laboratoire, 1911 Luxembourg
TVA : LU27795306
Email : legal@3f.lu